- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
1. map arsip/folder
a. stopmap folio (map berdaun)
b. map snelhecter ( map berjepit )
c. brief ordner ( map besar berpenjepit )
d. portapel ( map bertali )
e. hanging folder ( map bergantung )
2. Sekat Petunjuk/ Guide
Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.
3. Almari Arsip/ Filing Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.
4. Rak Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.
5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.
6. Berkas Peringatan/ Tickler File
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.
7. Kotak Arsip/ File Box
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.
8. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.
8. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan
Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:
- Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan. - Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan. - Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.
Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.
Cara Mengindeks:
PT.Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W. - Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.
Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam. - Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
- Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
- Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.
Prosedur Penemuan Kembali (Finding)
4. no judul indeks kode
1 Yuliana Yuliana Y/Yu
2 Dini Aminarti Aminarti,Dini A/am
3 Tantowi Yahya Yahya,Tantowi Y/ya
4 Dian Sastro Wardoyo Wardoyo,Dian,Sastro W/wa
5 B.J Habibie Habibie, B. J H/ha
6 Andi Malaranggeng Malaranggeng,Andi M/ma
7. I Gusti Ngurah Rai Rai,Ngurah,I Gusti R/ra
8. Hotman Sitompul Sitompul,Hotman S/si
9. Lee Kuan Yew Lee,Kuan,Yew L/le
10. Rosamun Kwan Kwan,Rosamun K/kw
11. Liang Gie Liang Gie L/li
12. Dra . Hj. Ani Sumadi Sumadi,Ani,Dr.Hj S/su
13. Rr.Diani Cahyani Cahyani,Diani,Rr C/ca
14. George W.Bush W . Bush George W/wi
15. John. MC Enroe MC Enroe , John M/mc
Tidak ada komentar:
Posting Komentar